Jak zaprojektować dobrą prezentację

Nie ważne, czy na spotkaniu biznesowym, na zaliczeniu na studiach, czy na stronie internetowej, prezentacja to szczególny typ przekazu informacji. Treść jest przekazywana za pomocą różnych wizualizacji, wykresów, zdjęć, wypunktowanych haseł. Dlatego, żeby przykuła uwagę, musi być efektowna. Liczy się wygląd, estetyka, czytelność – czyli forma.

Grafika, czcionka i inne zastosowane elementy wizualne powinny być dostosowane do treści, do odbiorcy, do prezentującego i do środka przekazu. Jeśli ma być pokazywana za pomocą rzutnika, powinna być w formie slajdów, jeśli ma być rozesłana mailem do współpracowników, można ją zapisać w pdf-ie, jeśli na stronie internetowej – można zastosować animację albo jeden z programów umożliwiających stworzenie czegoś pomiędzy slajdami a filmem (np. Prezi).

Niezależnie od formy przekazu, cała prezentacja musi być spójna i czytelna. Pomieszane grafiki, różne czcionki, tęczowe tła, naszpikowanie ikonami i obrazkami mogą wprowadzić niepotrzebny zamęt powodujący, że odbiorca nie zdąży się zorientować w treści, bo będzie błądził wzrokiem po tym, co rzuca się w oczy najbardziej. Tu znajduje się klucz: aspekt wizualny ma przykuć uwagę do tego, co jest najistotniejsze – czyli treści. Ma być wyrazistym tłem. Dla zachowania spójności warto używać jednej czcionki, jednego tła, jakiegoś elementu jak logo, charakterystyczny pasek – jakiś wspólny mianownik dla każdego slajdu. Warto też stosować jednolitą kolorystykę, wybrać np. trzy kolory i konsekwentnie się ich trzymać przez całą prezentację. Dotyczy to zarówno czcionki, jaki i tła oraz innych grafik. Co do samej czcionki – nie warto przesadzać. Jedna-dwie są w zupełności wystarczające, dla wyróżnienia konkretnych haseł można zastosować pogrubienie, podkreślenie, kursywę albo drugi kolor. Jeśli na jednym slajdzie jest kilka punktów a ich omówienie zajmuje więcej czasu, można je wypunktować i stworzyć de facto osobne slajdy, z których na każdym będzie wyróżniony (np. przez zastosowanie większego rozmiaru fontu) ten punkt, o którym właśnie mówimy. Ujednolicenie powinno też być zastosowane w czasie wyświetlania. Jeśli omawiamy na żywo daną prezentację, możemy kontrolować ręcznie przechodzenie między kolejnymi slajdami, ale jeśli jest ona wyświetlana przez odbiorcę, czas wyświetlenia poszczególnych elementów powinien być co najmniej zbliżony, ale też dostosowany do ilości treści do przeczytania.

W niektórych sytuacjach mile widziane są elementy humorystyczne. Kiedy prezentacja opiera się na wykresach przychodów, rozchodów, zmian kosztów i zysków, nawet największych zapaleńców analizy ekonomicznej może zacząć usypiać w okolicach szóstego slajdu. Wtedy można wstawić choćby zdjęcie szczeniaczka pożerającego teczkę z dokumentami, np. dla zobrazowania konieczności porzucenia starej polityki kosztowej. Przy tworzeniu animacji na stronę firmy przeprowadzkowej można pokazać niezdarną postać, która potyka się niosąc np. starożytną wazę dla zaprezentowania, jak może być u konkurencji i dla podkreślenia, że w tej firmie działają sami profesjonaliści przedstawić inną postać reprezentującą jej pracownika, który każdy przedmiot klienta przenosi na atłasowej poduszce poruszając się płynnie i szybko.

przeprowadzki warszawa – Szukaj w Google

Nie w każdej prezentacji można sobie pozwolić na coś takiego, zwłaszcza jeśli temat jest na tyle poważny, że po prostu kultura (osobista, korporacyjna, społeczna) na to nie pozwala (choćby prezentacje na temat pogrzebów, czasem na tematy zdrowotne), albo kiedy sytuacja na to nie pozwala.

Przy omawianiu tematu za pomocą prezentacji każdy slajd ma być tłem dla omawianego zagadnienia. Odpowiednia kolejność jest więc oczywista, ale też należy pamiętać, żeby w miarę możliwości wszystko, co chcemy powiedzieć było w niej ujęte, ale też żeby nie znalazły się tam elementy zupełnie zbędne, niezwiązane z tematem, o których nie będziemy wspominać.

Do mózgu szybciej docierają obrazy niż tekst, stosowanie więc infografik i zdjęć jest jak najbardziej wskazane. Natomiast to, że program do tworzenia prezentacji pozwala na zastosowanie elementów dźwiękowych albo animacji przy przechodzeniu do następnego slajdu, nie znaczy, że trzeba ich użyć. Można, jeśli jest to uzasadnione treścią. Ale nadmierne ich użycie powoduje, że prezentacja z ciekawej i oryginalnej robi się infantylna i żenująca. Trzeba więc znaleźć złoty środek między efektami wizualnymi a przekazaną treścią.

Autor: Katarzyna Grochólska